Ogólnie znaną zasadą prawną jest konieczność dokumentowania czynności kosztowych wykonywanych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. W stosunku do osób fizycznych są to po prostu paragony, które uzyskuje się w momencie zakupu.

Ustawa mówi jednak również o fakturze i rachunku. Różnice między nimi warto znać.

Kiedy mowa o fakturze?

Wedle ustawy o podatku VAT, faktura to dokument mający formę papierową lub elektroniczną. Powinny na niej być zawarte dane, które są wymagane przez jej przepisy. Stanowią one, że każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą (a będący jednocześnie płatnikiem VAT) jest w obowiązku wystawiać fakturę.

Sytuacja wygląda inaczej jeśli osoba wystawiająca dokument jest zwolniona z konieczności odprowadzania podatku VAT. Wtedy nie jest do tego zobowiązana, chyba że kontrahent wystąpi z taką prośbą w terminie 3 miesięcy od daty zakupu.

Jeśli żądanie takie nastąpi obowiązują następujące terminy:

Przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić dokument do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja – jeśli prośba została zgłoszona w tym samym miesiącu.

W ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania o wystawienie faktury – jeśli wydarzyło się to po miesiącu, w którym dokonana była sprzedaż.

Czym jest rachunek?

 Przepisy te reguluje ordynacja podatkowa.

Wynika z niej jasno, że rachunek wystawić może podmiot, który na którym nie ciąży obowiązek wystawiania faktur.

Można byłoby wnioskować, że w takim razie przedsiębiorca zwolniony z VAT’u może wybrać pomiędzy wystawieniem faktury albo rachunku.

Takie prawo ma jednak tylko nabywca. Jeśli sprzedawca dokonał transakcji zwolnionej z opodatkowania – ma możliwość wystawienia obu dokumentów.

Różnice oraz podobieństwa

Wystawiający

Oba dokumenty wymagają precyzyjnego określenia wystawcy. Należy umieścić w nim dane firmy/przedsiębiorcy oraz numery identyfikujące jak NIP czy REGON. Jeśli wystawiający jest osobą fizyczną, nie posiadającą NIP czy REGON, nie musi wpisywać żadnego numeru.

Odbiorca

Zarówno w przypadku faktury jak i rachunku dane odbiorcy muszą być pełne. Zawierające dokładne informacje identyfikacyjne. Pod żadnym pozorem nie można wystawiać dokumentów tylko na nazwisko przedsiębiorcy lub osoby prywatnej.

Zawsze należy pamiętać o adresie oraz numerze NIP lub REGON (jeśli kupujący takowy posiada).

 Ceny

 Oba dokumenty muszą zawierać odpowiednio opisane ceny, tak aby prawidłowo można rozliczyć sprzedaż. Na każdym dokumencie winna jest się znaleźć cena

Obydwa dokumenty wymagają opisania kilku różnych cen, które pozwolą prawidłowo rozliczyć transakcję. Muszą być to ceny jednostkowe, przemnożone przez ilość sprzedanych towarów lub usług. Na rachunku umieszcza się tylko ceny jednostkowe oraz łączną wartość sprzedaży. Natomiast na fakturze musi znajdować się również wartość podatku VAT dla danej sprzedaży. Na poprawnie wystawionej fakturze VAT musi więc znaleźć się stawka danej transakcji, łączna kwota dla danej stawki podatkowej oraz wartość brutto łączną i dla pojedynczych transakcji.

Numeracja dokumentów

 Należy bezwzględnie pamiętać o konieczności numerowania zarówno rachunków jak i faktur. Numer musi być identyfikowany jednoznacznie z danym zbiorem dokumentów. W obu przypadkach numerować można w zakresach rocznych lub miesięcznych.

—-

Marek Matuszek – 4profit.com.pl